摘 要：随着信息化技术的快速发展，多校区学校档案管理中信息化建设和利用的重要性日益凸显。当前，多校区学校档案管理面临着信息管理效率低下、信息更新不及时等问题，而信息化建设和利用可以有效地解决这些问题。因此，有必要探讨多校区学校档案管理的信息化建设与利用相关问题，为多校区学校档案管理提供指导和借鉴。
关键词：多校区学校；
档案管理；
信息化利用；
效率提升
多校区学校的档案管理一般需要协调多个部门，需要大量资源投入。信息化建设可以实现档案共享，避免重复投入，减少资源浪费，优化资源配置。通过信息化系统可以实现档案数据的可视化和分析，帮助学校管理者更加准确地掌握学校各方面的情况，做出更好的决策，打破“信息孤岛”，实现数据共享，促进信息流通，有利于教育资源的共享和利用，帮助学校档案管理工作，为学校教育教学和管理创造更好的条件。这一背景下，亟须对多校区学校档案管理信息化建设相关问题进行探讨研究。
1 新时期多校区学校档案管理信息化建设与利用存在的主要问题
新时期网络信息技术不断发展，为多校区学校档案管理信息化提供了技术支撑。在檔案管理信息化过程中，在数据整合、人才培训、信息共享、安全性和经费保障等方面存在诸多问题，在一定程度上影响了多校区学校档案管理信息化的稳步推进[1]。
1.1 多校区学校档案管理数据整合不到位
数据整合是多校区学校档案管理信息化建设中需要解决的重要问题。一是数据命名不规范。在多校区的档案管理中，由于学校各自采用的命名方式不同，导致相同的数据在不同的学校可能使用不同的名称来标识，致使数据难以识别和整合。二是数据冗余和重复。在多校区的档案管理中，由于各个学校管理的档案信息存在重叠，比如学生的基本信息、成绩信息等，这就导致了数据冗余和重复，增加了数据整合的难度。
1.2 多校区学校档案管理信息安全问题仍然存在
一是数据泄露问题。多校区档案管理信息化建设涉及大量的学生和教职工个人信息，包括身份证号码、学号、成绩、评价等。如果这些信息被非法获取或泄露，将会对学生和教职工的个人隐私造成极大的侵害。二是数据篡改问题。由于多校区的档案管理数据来源和传递渠道都比较复杂，如果出现恶意攻击者或者内部人员滥用权限，就可能导致档案信息被篡改，造成学生和教职工个人权益和利益受损。三是系统漏洞问题。如果系统本身存在漏洞或不安全的设置，就会容易受到黑客攻击，导致档案信息被非法获取或篡改。四是人为疏忽问题。由于人员众多、管理复杂，可能存在人为疏忽的情况，比如密码过于简单、权限过大、设备管理不善等，这些都会增加信息安全问题的风险。
1.3 多校区学校档案管理人才队伍建设还相对滞后
目前，人才队伍建设还相对滞后，影响多校区档案管理信息化的稳步推进。一方面，多校区学校档案管理的信息化建设是一个高技术含量的工作，需要相关专业人才的支持。当前很多学校在招聘档案管理人员时，往往仅考虑到招聘管理人员的数量，忽视他们的专业技能和信息化水平。这种情况下，招聘的人员可能缺乏信息化管理的知识和技能，导致他们在处理信息化管理问题时缺乏技术支持，无法满足信息化建设和利用的需求。另一方面，由于多校区学校档案管理的信息化建设需要的技术比较专业和复杂，学校中现有的人才队伍也难以满足需求。涉及数据管理、信息安全、程序开发、网络运维等领域的专业人才都需要同时工作，才能保障信息化建设的顺利推进。在很多学校中，由于部分专业人才缺乏，导致多校区学校档案管理的信息化建设和利用推进缓慢。多校区学校档案管理的信息化建设还需要不断提升专业人才技能，目前部分学校没有建立完善的培训和学习机制，不仅限制了工作人员的专业能力提高，也影响到了整体信息化建设的水平[2]。
1.4 多校区学校档案管理信息共享不够顺畅
信息共享需要多个部门在数据共享、数据整合、数据清洗等环节协同工作。如果这些部门之间沟通不畅，信息共享也会受到影响。一方面，不同学校间的档案管理系统、数据格式、数据内容、信息分类等存在差异，导致了信息共享的难度。在信息共享过程中，不同学校之间的数据格式不一致、系统不兼容，无法实现数据的自由流动和共享，影响数据的准确性和完整性。不同学校在信息共享的过程中，在网上共享、邮件共享、存储设备共享等方面采用不同的方式，影响信息共享的效率和安全性，也使得信息的传递和管理变得更加复杂。另一方面，信息共享的管理和控制不够规范。信息共享需要遵循相关法律法规，涉及个人隐私，需要对信息共享进行严格的管理和控制。由于信息共享的管控标准和制度尚不完善，管理和控制不够规范，这也导致了信息共享的不顺畅。
2 新时期多校区学校档案管理信息化建设与利用现实路径
在多校区学校档案管理信息化建设过程中，一方面，要充分认识到管理过程中还存在着部门协调不畅，技术标准不统一的现实状况。另一方面，要结合实际情况找到切实可行的具体路径，实现对多校区学校档案数据信息的有效整合，重视学校档案信息安全，加强多校区学校档案管理人员队伍建设，提升多校区学校档案管理信息化水平。
2.1 实现多校区学校档案数据信息整合
在多校区学校的档案管理中，通过制定统一的数据格式、命名规范等标准来解决数据整合问题，提升各个校区的数据互相兼容性。在实际操作中，可以采用通用软件，比如Excel、Access等来处理档案信息。借助这些软件较强的数据处理和分析能力，可以有效地处理和整合各个校区的数据。为了实现多校区学校的档案信息共享，建立专门数据库，将各个校区的数据集中存储在该库中，数据库具有较强的数据处理和管理能力，可以实现数据的快速查询和统计分析[3]。
2.2 重视多校区学校档案管理信息安全
学校需要制定完善的信息安全管理制度和流程，采取有效的技术措施，全面提升学校信息安全保障水平。一是建立安全管理机制。明确信息管理的责任和权限，确保信息安全从制度层面得到保障。同时建立完善的信息安全风险评估机制，对系统、应用程序、网络、设备等进行定期检查，及时发现和修复安全漏洞，保障系统的安全性。二是保护数据安全。学校需要采取有效的技术措施，包括密码学、加密算法、数据备份和恢复等手段，保障数据在传输、存储、处理等各个环节的安全。学校还需要建立灾备机制，定期备份数据，确保数据在灾难发生时能够快速恢复。三是加强安全合作。多校区学校档案管理信息安全需要跨学校、跨部门、跨地区的合作，学校需要建立信息安全共建共享机制，建立联合防护和协同应对体系，实现信息安全的统一管理和防护。
2.3 加强多校区学校档案管理人才队伍建设
多校区学校档案管理的信息化建设与利用，需要有一支强有力的人才队伍来支持。一方面，要加强对档案管理人才的引进和培养。要重视对外部人才的招聘，采取有针对性的引才政策，吸引有经验、技能过硬的人才到多校区学校档案管理领域发展。同时，也要加大对现有人员的培训力度，提升他们的专业技能和综合素质，使其能够胜任更高层次、更复杂的档案管理工作。培训可以采取内部培训、外部培训等多种形式，对档案管理相关的政策、法规、技能和应用进行深入的系统培训。另一方面，要提高多校区学校档案管理人员的职业认知和职业道德。档案管理工作具有很强的专业性和行业性，要求从业人员必须具备高度的职业认知和职业道德。只有这样才能保证档案管理工作的规范性、合法性和可靠性。同时要加强对从业人员的职业培训，提高其职业认知水平，注重其职业道德教育，让从业人员具备正确的职业观念和职业行为规范。此外，要加强对多校区学校档案管理人员的保障和激励。要制定完善的薪酬和福利制度，提高从业人员的工资待遇和福利待遇。还要为从业人员提供良好的职业发展环境和发展机会，让他们有更多的成长空间和发展机会。
2.4 实现多校区学校档案管理信息共享
实现多校区学校档案管理信息共享是提高多校区学校档案管理效率的重要手段。一是建立信息共享平台。建立一个信息共享平台，包括基础设施、技术支持、管理机制等，可以实现多校区学校档案管理的信息共享。平台应该能够支持多校区学校档案的数据共享和交换，保证数据的准确性和完整性。二是规范信息共享标准。建立信息共享标准是确保多校区学校档案管理信息共享的关键。通过制定统一的数据交换协议和格式，可以提高数据的一致性和可读性，减少数据转换和处理的时间和成本。三是强化管理和监督。多校区学校档案管理信息共享需要进行有效的管理和监督，包括数据的审查、监测和统计，及时发现和解决信息共享的问题[4]。
3 新时期多校区学校档案管理信息化建设与利用的保障措施
多校区学校档案管理信息化建设与利用，对信息化建设提出了具体要求：需要完善顶层设计，形成有力的组织领导，才能够全面推进多校区学校档案管理信息化工作。在开发利用方面也要形成相应制度机制，为多校区学校档案管理信息化建設与相关工作开展提供扎实的制度保障。
3.1 加强组织领导
在多校区学校档案管理的信息化建设与利用中，加强组织领导是非常关键的一步。只有有力的组织领导，才能够确保信息化建设顺利进行，实现信息共享和协同管理。一是建立信息化建设领导小组，由校领导或管理部门领导担任组长，各校区主要负责人、信息化建设相关人员等担任成员。领导小组的职责包括，制定学校档案管理信息化建设规划和实施方案，统筹协调各校区之间的工作，解决信息化建设中的问题和难点。二是加强组织协调，建立信息共享和交流机制。领导小组可以通过召开定期会议、制定工作计划、安排培训等方式，促进各校区之间的交流合作，协调各方面资源，推进信息化建设进程。三是强化组织管理和监督，确保信息化建设有序进行。领导小组可以建立工作台账，对信息化建设的进展情况进行跟踪和监督，及时发现和解决问题。同时，对于信息化建设中出现的问题和难点，领导小组也需要及时采取措施进行调整和优化，确保信息化建设顺利推进[5]。
3.2 完善制度机制
多校区学校档案管理的信息化建设与利用需要建立相应的制度机制，以规范工作流程、保障信息安全、提升数据质量和实现信息共享。一是建立档案管理制度。档案管理制度是档案管理工作的基础。针对多校区学校档案管理的信息化建设与利用，需要建立适应性强、可操作性强、保障信息安全的档案管理制度。制度内容包括档案收集、整理、编制、存储、检索、利用等各个环节，明确各岗位职责和权限，规范操作流程，防止信息泄露、数据错误等问题的发生。二是实施档案数字化。在数字化档案管理的过程中，可以利用OCR技术、影像技术、自动化识别技术、云存储技术等先进技术手段，将纸质档案数字化，提高档案检索效率，减轻档案管理工作量，提高档案质量和利用价值。
三是加强数据质量管理，以保证数据的完整性、准确性和及时性。在数据采集、整理、编制、存储、检索、利用等各个环节，需要建立相应的质量控制标准和检查机制，确保数据的准确性和及时性。要定期进行数据备份，以防止数据丢失或损坏。此外，加强信息共享机制建设。多校区学校档案管理的信息化建设与利用需要建立信息共享机制，以便各个校区之间共享档案信息，整合各校区档案管理系统，建立标准的数据共享和交换机制，保证档案信息的安全和完整性，实现档案信息的互通和共享[6]。
3.3 提供资金支持
随着信息化技术的迅猛发展，多校区学校档案管理的信息化建设与利用已成为学校档案管理的重要发展方向。然而，要实现信息化建设和利用，必须具备充足的资金保障。一是学校自身应该加大对档案管理信息化建设的投入。学校是档案管理信息化建设的主要实施方，学校应为档案管理信息化建设提供必要的资金支持。二是利用社会资源进行资金筹措。学校可以积极开展与社会资源的合作，如与企业合作、与政府部门合作等，以获得资金支持。在这个过程中，学校应该注重合作的互惠互利，通过合作，实现信息化建设与社会资源的共赢。
总之，新形势下，多校区学校档案信息化建设具有其现实的必要性和应然性。一方面，主要领导要给予相关工作足够重视，加强组织领导，为多校区学校档案管理信息化建设提供扎实的组织保障。另一方面，也要主动引进先进信息技术，打破学校档案信息化建设存在的具体技术瓶颈，进一步提升学校档案信息化建设成效，实现档案信息资源的有效整合、合理开发和系统利用，更好地服务学校各项工作开展。
参考文献
[1]陆建芳.试析多校区高校的档案管理模式[J].办公室业务，2021（12）：148-149.
[2]林婷婷.探究高校异地多校区档案管理一体化[J].兰台内外，2020（20）：37-39.
[3]费丹.学校档案管理现代化建设的措施探讨[J].陕西档案，2022（6）：51-52.
[4]刘红.“互联网+”时代中职学校档案管理信息化的难点与对策[J].中国新通信，2022（21）：95-97.
[5]于淼.创新学校档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案，2022（4）：73-75.
[6]杜昌瑞.新时代职业中等专业学校档案管理信息化建设探讨[J].中国新通信，2022（13）：107-109.
作者简介：杨洁（1968—），大学学历， 广西南宁市天桃实验学校副研究馆员，研究方向：档案管理。
猜你喜欢效率提升档案管理如何规范档案管理内蒙古教育(2021年18期)2021-02-12档案管理中的电子档案管理经济技术协作信息(2018年22期)2019-01-19档案管理与企业内部控制关系的思考消费导刊(2017年24期)2018-01-31油田采油技术的创新分析科技创新与应用(2016年34期)2016-12-23中学生如何高效记忆单词博览群书·教育(2016年9期)2016-12-12提高初中美术课堂教学效率的方法窥探考试周刊(2016年89期)2016-12-01问题教学法对初中数学效率的提升作用分析数学学习与研究(2016年19期)2016-11-22刍议提高火力发电厂锅炉运行的方法企业技术开发·中旬刊(2016年10期)2016-11-12论科研项目档案管理西藏科技(2015年12期)2015-09-26加强工程项目档案管理的有效途径办公室业务(2014年10期)2014-02-27
