文/刘汉青
长庆油田是目前我国产量规模最大的油气田，是端牢国家能源饭碗、保障国家油气安全的中坚力量。近年来，国家持续加大国内油气勘探开发和投资力度，油气田产能建设项目普遍投资规模大、建设周期长、专业性较强，档案管理作为项目建设和管理全过程的重要基础工作，对于加强项目合规管理，提高项目管理水平和投资效益发挥了重要作用。
国企档案是国有企业重要的无形资产，是国有资产重要组成部分。油气田建设项目档案真实记录了油气田建设项目立项决策、项目管理、建设施工和验收评价的各个方面，客观反映了项目合规管理和工程质量情况。
（一）国家法律法规及政策背景。国家法规层面，《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号），把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系，对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交程序和法律责任等方面进行了强制性规定。《政府投资条例》（国务院第712号），明确规定了应加强项目档案管理和有关责任。行业规范层面，国家档案行业标准《建设项目档案管理规范》明确规定了项目档案工作的组织及职责任务，确立了建设项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则、方法和要求。
（二）建设项目合规管理的内在要求。建设项目作为资金集中的重点监管领域，严格规范项目档案管理工作，既是适应国家严格监管大环境的客观要求，也是实现依法治企和合规管理的必然选择。项目档案作为项目建设和管理过程的原始记录，是项目管理的组成部分和工程建设的技术成果，与工程质量管理有着紧密的不可分割的天然联系，通过加强项目档案管理可以促进项目管理和质量管理。
（三）保障油田高质量发展的现实需要。2013年以来，长庆油田连续10年油气当量突破5000万吨，走出了一条产业报国的发展之路。长庆油田高质量发展的背后，离不开高质量高水平的档案工作支撑，油田勘探开发、老油田稳产、新区块发展，没有真实可靠的、丰富完整的档案资料作为基础，就无法取得新的发现和突破。档案作为一项基础性资源，对油田战略目标的实现发挥着无以替代的作用。
（一）油气田建设项目概况。长庆油田主要负责鄂尔多斯盆地及外围盆地石油天然气及共生、伴生资源和非油气资源的勘查、勘探开发和生产、油气集输和储运、油气产品销售等业务。据统计，近年来长庆油田每年实施油气勘探、评价及生产井4000口以上，新建油气田配套地面建设单位工程1000多个，内外部参建单位数千支，油气田建设项目具有显著的投资规模大、建设周期长、专业性强和市场化程度高等特点，多数建设项目会由多个单位共同完成，项目建设过程中，参建单位多、材料来源广，客观上也增加了油气田建设项目的档案管理工作难度和挑战。
（二）建设项目档案管理模式。长庆油田建设项目档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，按照档案工作“一馆四中心”管理模式，分工负责，各司其职。档案馆负责业务归口管理，各档案中心负责所属区域各单位建设项目档案工作的具体业务工作，各有关项目组作为建设项目档案管理的责任主体，负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等各参建单位对项目竣工文件进行收集、编制、整理，并负责案卷质量的审查及项目竣工文件的归档工作。
（三）目前存在的主要问题。油气田建设项目档案工作中，由于部分单位对档案工作不够重视、制度不健全、投入不足、档案业务水平不高等问题，建设项目档案管理与油田发展还不相适应，主要表现在以下几个方面：
一是档案工作意识淡薄。档案部门、业务部门和建设单位缺乏监管合力，协同机制不完善，一些单位还存在“重工程、轻档案”的认识，项目前期没有策划档案工作方案，项目实施过程中忽视档案资料的同步管理，缺少有效控制手段，甚至个别单位档案验收走过场搞形式，疲于应付。
二是管理措施落实不到位。一些单位没有将项目档案管理要求纳入项目管理制度和工作流程，项目档案工作“三纳入”“四同步”落实不到位，档案工作网络不健全，项目档案管理职责不明确，造成项目文件收集不及时、资料管理与工程建设进度脱节、工程完工后资料造假等问题，严重影响了项目文件材料的真实性和项目档案质量。
三是缺乏相关专业技术人才。实际工作中，项目资料人员大多是兼职人员，不熟悉项目管理程序和工程施工程序，缺少项目档案管理经验，档案业务知识欠缺，项目档案各项措施落实不到位，项目档案标准化、规范化程度不高。
结合油气田建设项目管理实际，笔者认为，加强项目档案管理，应牢固树立项目档案全程管理和前端控制的理念，根据项目建设的不同阶段（立项准备、项目实施、验收评价），分别采取相应的管理措施，确保项目档案全程受控，最终实现基于项目建设阶段的项目档案全过程管理模式。
（一）强化责任，明确项目各阶段的管理职责。根据项目各阶段特点，厘清“工作阶段—项目文件—责任单位”三者的对应关系，明确项目各阶段文件材料的主要内容及相应管理责任主体，由各责任单位负责完成所形成文件材料的收集、整理、组卷，交建设单位进行汇总和移交归档。
（二）超前介入，加强项目前期文件管理。项目前期文件涵盖了项目立项、审批及准备过程中重要依据材料，重点抓好文控管理、准入审查和合同约束机制。要重视项目文件材料的规范化管理，建立项目文件材料形成和积累制度。将具备项目文控和档案管理能力作为参建单位资格审查和能力评估的一项内容，纳入准入审查制度。同时，将项目档案管理责任以合同的方式进行固化并进行经济约束。
（三）过程跟踪，加强项目实施过程文件管理。对项目实施过程文件的有效管理和监督审查，是保证项目建设质量的关键。首先是严格落实“三纳入”“三同时”管理要求，确保项目资料管理与工程进度相一致；
其次是加强质量控制，项目建设单位和质检单位要以项目档案为依据来控制和评价工程质量；
最后是严格做好阶段性节点检查，抓住“完工、交工、竣工”等关键节点，同步检查项目文件形成和管理情况，尤其是发挥好监理对过程资料的签审把关。
（四）后期控制，强化项目档案审核验收。重点加强档案验收、工程结算和质量审查等关键环节，首先把档案验收作为项目验收的必要条件，严格验收程序和验收标准，分级分类进行组织；
其次是加强工程结算控制，将项目档案工作纳入工程结算程序，在办理合同结算时，必须经档案部门对项目文件归档情况进行全面验收合格并签署意见后，方能执行付款手续；
最后是严格项目文件审查和归档交接程序，归档的项目文件，应经过编制方、质监部门、监理部门的审查或三方会审，由建设单位确认后，向档案部门移交，从内容的完整性和专业性方面确保项目档案质量。
项目档案管理是项目管理的重要组成部分和不可或缺的环节，项目档案质量客观反映了工程质量，加强建设项目档案管理是提高项目管理水平的重要抓手。完整、准确、齐全的项目档案，可以有效发挥建设项目档案的倒逼作用，有利于规避项目管理风险，促进项目建设依法合规，为项目稽查审计提供可靠凭据，维护项目建设各方的权益。
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